南陽商用英文｜職場必備～如何寫出一封簡單又強而有力的e-mail @ TOEIC,TOEFL,IELTS,全民英檢,SAT,菁英英日語-站前考場

國際商務往來非常頻繁又快速

英文信件在商業上的應用也更加重要

全球的網路也使商用英文Email逐漸取代以往的傳統書信

無論你是學生或是職場的上班族

在學習英語過程中

練習寫商業Email是一個不可忽視的重要課題

讓我們一起來了解一封好的Email要注意那些事情呢？

掌握原則

主旨：Keep it simple and clear

不清楚、冗長的主旨欄會使email容易被對方忽略或是刪除

內容：Be concise and clear.

清楚且有組織的一封信，段落分明，句子不冗長，用詞清楚明瞭

結尾：Thank the recipient

在結束電子郵件以前，再感謝一次收文者以表現禮貌

可以用感謝來結尾，也可以用一些希望收到回信…一些句子來結尾

E-mail的開頭到底要如何稱呼？

在英文email規則中

Dear

1. 是一種表示禮貌、尊敬對方的意思

2. 可以將Dear解釋為「致～」

Dear Sir/Madam

是使用在寫信給不知其名的人，類似「敬啟者」的意思

註：其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字

不過最重要的是要取決於你和收件人的關係唷

	組成規則	example
一般email，知道對方名字	Dear+ Mr./Ms. +姓氏或名字	Dear Ms. Price:
一般email，認識對方	Dear +名字	Dear John
一般email	Mr.+姓氏 Ms.+姓氏	Mr. Anderson Ms. Baker
跟對方很熟	名字	John:
不知道對方性別時	Dear+名字+姓氏	Dear Pat Jones:
真的不知道對方姓名時	Dear Sir(s) or Madam Dear Friends Dear Colleagues Dear Fellows Dear Members Everyone	Dear Sirs: Dear Sir or Madam: Dear Friends: Dear Colleagues: Dear Fellows: Dear Members: Everyone:
發信給特定部門/部門人員	Dear+部門名稱 Dear+部門人員職銜	Dear Customer Service: Dear Marketing Director:
正與一家公司而非個人聯繫	To Whom It May Concern	To Whom It May Concern:

主旨：簡潔扼要、目標明確、正確資訊

小編在這裡幫大家整理了一些商務E-mail可能會用到的...

簡短主旨範例：

較長的主旨範例：

(不過建議大家以不超過五個單字為原則，以免太過冗長)

Making an appointment	安排會議
Looking for Customers	尋找客戶
Extending Business	拓展業務
Trade Proposal	商務計畫
Agreement on Conditions of Business	交易條件協議
Trade Inquiry	商務詢價
Selling Offer	賣方報價
Buying Offer	買方報價
Placing an order	下訂單
Follow-up	進度查詢
Sales Contract	買賣契約
Claims and Adjustments	索賠與調處
Establishment of Agency Ship	建立代理關係

結尾語可以用什麼？

Best regards,	「敬上」、「謹上」、「商安」官方標準說法等同於：“ Regards, ““Warm regards, ”…等等
Sincerely,	「敬上」、「謹上」、「商安」官方標準說法等同於：“ Regards, ““Warm regards, ”…等等
Thank you,	感謝時用也可用：”Thanks,” “Thanks in advance, (先謝了) ”
Yours truly,	「謹啟」
Truly yours,	「謹啟」
Yours faithfully,	「謹啟」這一個是英式用法，較少用
Later,	「再連絡」
Ciao,	「再連絡」(義大利文打招呼) 可能會看到外國人寫。與對方關係好
All the best,	「祝一切安好」非正式及私人郵件結尾，與對方關係好
Cheers,	「工作愉快」非正式及私人郵件結尾，與對方關係好
Best wishes,	「祝一切安好」非正式及私人郵件結尾，與對方關係好
Take care,	「保重」非正式及私人郵件結尾，與對方關係好