國際商務往來非常頻繁又快速
英文信件在商業上的應用也更加重要
全球的網路也使商用英文Email逐漸取代以往的傳統書信
無論你是學生或是職場的上班族
在學習英語過程中
練習寫商業Email是一個不可忽視的重要課題
讓我們一起來了解一封好的Email要注意那些事情呢？
掌握原則
主旨：Keep it simple and clear
不清楚、冗長的主旨欄會使email容易被對方忽略或是刪除
內容：Be concise and clear.
清楚且有組織的一封信，段落分明，句子不冗長，用詞清楚明瞭
結尾：Thank the recipient
在結束電子郵件以前，再感謝一次收文者以表現禮貌
可以用感謝來結尾，也可以用一些希望收到回信…一些句子來結尾
E-mail的開頭到底要如何稱呼？
在英文email規則中
Dear
1. 是一種表示禮貌、尊敬對方的意思
2. 可以將Dear解釋為「致～」
Dear Sir/Madam
是使用在寫信給不知其名的人，類似「敬啟者」的意思
註：其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字
不過最重要的是要取決於你和收件人的關係唷
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組成規則 |
example |
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一般email，知道對方名字 |
Dear+ Mr./Ms. +姓氏或名字 |
Dear Ms. Price: |
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一般email，認識對方 |
Dear +名字 |
Dear John |
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一般email |
Mr.+姓氏 |
Mr. Anderson |
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跟對方很熟 |
名字 |
John: |
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不知道對方性別時 |
Dear+名字+姓氏 |
Dear Pat Jones: |
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真的不知道對方姓名時 |
Dear Sir(s) or Madam |
Dear Sirs: |
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發信給特定部門/部門人員 |
Dear+部門名稱 |
Dear Customer Service: |
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正與一家公司而非個人聯繫 |
To Whom It May Concern |
To Whom It May Concern: |
主旨：簡潔扼要、目標明確、正確資訊
小編在這裡幫大家整理了一些商務E-mail可能會用到的...
簡短主旨範例：
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Quotation |
報價 |
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Sample |
樣品 |
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Catalogue |
型錄 |
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Order/purchase order |
訂單 |
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Contract |
合約 |
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Damage |
損壞 |
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Shortage |
數量短缺 |
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Complaint |
抱怨 |
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Agency |
代理權 |
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Payment |
付款 |
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Inquiry |
詢問 |
較長的主旨範例 ：
(不過建議大家以不超過五個單字為原則，以免太過冗長)
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Making an appointment |
安排會議 |
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Looking for Customers |
尋找客戶 |
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Extending Business |
拓展業務 |
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Trade Proposal |
商務計畫 |
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Agreement on Conditions of Business |
交易條件協議 |
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Trade Inquiry |
商務詢價 |
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Selling Offer |
賣方報價 |
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Buying Offer |
買方報價 |
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Placing an order |
下訂單 |
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Follow-up |
進度查詢 |
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Sales Contract |
買賣契約 |
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Claims and Adjustments |
索賠與調處 |
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Establishment of Agency Ship |
建立代理關係 |
結尾語可以用什麼？
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Best regards, |
「敬上」、「謹上」、「商安」官方標準說法等同於：“ Regards, ““Warm regards, ”…等等 |
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Sincerely, |
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Thank you, |
感謝時用 也可用：”Thanks,” “Thanks in advance, (先謝了) ” |
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Yours truly, |
「謹啟」 |
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Truly yours, |
「謹啟」 |
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Yours faithfully, |
「謹啟」這一個是英式用法，較少用 |
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Later, |
「再連絡」 |
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Ciao, |
「再連絡」(義大利文打招呼) 可能會看到外國人寫。與對方關係好 |
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All the best, |
「祝一切安好」非正式及私人郵件結尾， 與對方關係好 |
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Cheers, |
「工作愉快」非正式及私人郵件結尾，與對方關係好 |
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Best wishes, |
「祝一切安好」非正式及私人郵件結尾，與對方關係好 |
|
Take care, |
「保重」非正式及私人郵件結尾，與對方關係好 |
資料參考：http://goo.gl/Ap4r32 * http://goo.gl/y7slE2 * http://goo.gl/M3ZjGf
天啊～才光是信件主旨、稱謂、結尾用語
就已經有這麼多要注意的地方了！
還有信件的內容、排版和語法......等等
要寫出一封簡潔明確的e-mail真是一門大學問
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